A gestão inteligente de arquivos é, ao mesmo tempo, uma necessidade e um desafio para diversas empresas.
Mas com o norteamento certo, você não vai ter problemas em fazê-lo e vai desfrutar de todos os benefícios dessa gestão adequada. Acompanhe os tópicos abaixo e faça as suas anotações!
- Práticas de gestão inteligente de arquivos
- Como fazer uma gestão inteligente dos seus documentos
Práticas de gestão de arquivos
O inventário é uma das práticas mais eficazes desse tipo de gestão. Depois de fazer a higienização dos documentos, você levanta dados importantes como estado do arquivo, data de expiração, conteúdo, relevância e muito mais. Assim, você pode fazer o armazenamento de arquivos de forma mais responsável.
A identificação é importante para que os documentos não se percam no meio dos demais e você possa encontrá-los com facilidade.
A padronização, assim como a identificação, é um facilitador da gestão inteligente de arquivos que faz parte do processo do inventário. É necessário para você especificar cada tipo de arquivo para otimizar questões resolvidas com fornecedores, questões financeiras e saber o melhor tipo de utilização.
Mas como fazer isso funcionar no dia a dia? É o que você vai ver no tópico a seguir!
Como fazer uma boa gestão?
Para evitar problemas de gestão com seus documentos importantes você precisa tomar os seguintes cuidados:
- Defina critérios de organização: Isso pode ser feito com a escolha de um bom sistema de armazenagem, bem como um sistema de identificação dos arquivos, um sistema de otimização do espaço e/ou qualquer outro sistema que facilite a manutenção e o uso desses documentos.
- Não acumule documentos: O acúmulo é inimigo da organização. Saiba o que é realmente necessário pois o amontoado de arquivos apenas dificulta uma gestão inteligente.
- Aposte em uma tecnologia de rastreamento: A tecnologia é uma forte aliada de diferentes tipos de gestões. Com elas, além de acesso à distância você possibilita uma identificação automática.
- Procure uma locação de box: Alugar box é a certeza de uma espaço extra que vai te livrar da dor de cabeça e te dar a segurança que você precisa. O self storage, também conhecido como guarda documentos, é o recurso ideal para você implementar as práticas de gestão inteligente de arquivos.
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