A sua empresa costuma passar por problemas devido à falta de organização de documentos e outros papéis importantes? Essa situação pode influenciar até mesmo na arrecadação de lucros de vários setores da corporação. Neste artigo, discutiremos algumas formas de utilizar o self storage para a gestão de arquivos e para melhorar o funcionamento da rede. Se você tem interesse neste tipo de conteúdo, não deixe de conferir este texto da Rent A Box.

Qual a melhor maneira de armazenar documentos?

Inegavelmente, a melhor maneira de armazenar papéis importantes é através do meio digital. Ele ocupa menos espaço e é muito simples de encontrar um determinado documento em pouco tempo. Porém, alguns documentos precisam ser guardados por certo tempo, por questão de segurança.

Então, a melhor maneira de fazer isso é utilizando um serviço de guarda-documentos. Esse serviço funciona como um guarda-móveis, ou seja, um self storage para documentos. Ele é simples de utilizar, barato e mantém os papéis seguros e organizados em apenas um lugar.

Primeira dica – Separe os documentos por tema

Se a sua empresa possui muitos documentos variados, a melhor maneira de organizá-los é separar os papéis em pilhas relacionadas por assunto. Por exemplo:

• Documentação fiscal;
• Documentação dos colaboradores;
• Documentação dos fornecedores;
• Documentação sobre contas a pagar.

Segunda dica – Analise datas

Após separar os temas, o próximo passo para efetivar uma boa gestão de arquivos é olhar as datas dos documentos. Isso porque existe um tempo específico para a manutenção de cada um desses papéis. Isso quer dizer que depois de certo tempo, é possível se desfazer desses documentos sem nenhum prejuízo.

Terceira dica – Faça a organização aos poucos

Não adianta tentar organizar documentos com pressa. Isso só vai atrapalhar o processo e pode até mesmo causar ainda mais confusão. Por isso, escolha um momento calmo, com poucas pessoas em volta, para poder avaliar esses papéis com calma. Se for pedir ajuda, faça questão de explicar a elas o método que estiver utilizando para separar os documentos.

Quarta dica – Lembre-se de digitalizar os documentos

Quando todos os papéis estiverem separados por categoria e também por datas, comece a digitalizar eles. Organize cada um desses documentos em pastas virtuais com nomes e datas para facilitar a procura por documentos específicos. Verifique a qualidade de cada digitalização para evitar problemas de leitura no futuro.

Quinta dica – Faça backup dos documentos mais importantes

Até mesmo nos meios digitais, o risco de perder algum documento é bem alto. Então, selecione aqueles que você considera como mais importantes e salve em um hard drive externo. Dessa maneira, você evita que atividades de hackers e vírus prejudiquem esse material.

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