Muitas empresas enfrentam problemas com o grande acúmulo de documentos e má otimização de espaço para o arquivo-morto. Isso acaba deixando o ambiente de trabalho com um ar mais desorganizado, o que gera estresse, perda de tempo e incalculáveis prejuízos para a empresa.
Por outro lado, guardar documentos é de suma importância, pois em alguns casos, é necessário comprovar formalmente questões empresariais. Como por exemplo, a necessidade de apresentar provas em questões trabalhistas.
Apesar de extremamente necessário, muitas empresas têm dificuldade em encontrar um local ideal e acessível para realizar esse armazenamento.
Neste artigo que preparamos, apresentaremos algumas técnicas de armazenamento seguro de documentos!
A importância de realizar um armazenamento seguro de documentos
Apesar de haver avanços tecnológicos que influenciam a digitalização dos documentos e o armazenamento nas nuvens, ainda há alguns casos em que é necessário guardar documentos, em especial aqueles chamados de arquivo-morto.
Por exemplo, pode ser necessário o armazenamento de arquivos de 30 anos como prevenção e comprovação de pagamento para instituições governamentais.
Porém, para guardar o arquivo-morto, é essencial ter um local adequado, e este precisa comportar a grande variedade de caixas e pastas e ainda tem que ser de fácil acesso.
No caso da empresa não ter uma sala específica para isso em sua sede, é possível resolver esse problema com um serviço de armazenamento.
Dependendo da quantidade e do tamanho do arquivo morto, se faz necessário pesquisar custos e benefícios entre um guarda-documento ou um self-storage, ambas soluções práticas e econômicas para o seu negócio.
Como saber o quanto de espaço é necessário?
Sabendo disso, a Rent a Box tem exatamente o que as empresas procuram. Permitindo o armazenamento de documentos importantes de um jeito prático e eficaz.
A Rent a Box garante também o melhor serviço de segurança e privacidade sobre os seus documentos e oferece um serviço online que calcula o volume da sua demanda.
De forma fácil e prática, os resultados podem informar o tamanho exato do que você precisa.
Com a iniciativa de solucionar o problema de espaço dos clientes, a Rent a Box não tem apenas o serviço de guarda documentos, ou seja, eles podem abranger outros serviços que envolvam necessidades maiores de espaço, como a solução de guarda-móveis, por exemplo.
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